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Indigenous Communications & Outreach Specialist

Job Information
Author pmnationtalk
Date January 30, 2017
Type Full Time
Salary $46,285 - $69,427 - Per Hour
Location Toronto, ON
Category Communications
Client Ontario Arts Council (OAC)
Contact Information


Indigenous Communications & Outreach Specialist

Competition Number: 10-16
Posting Closes: February 10, 2017
Type of Contract: Temporary Fixed-Term
Affiliation: Unionized
Contract Start Date: March 1, 2017
Contract End Date: March 30, 2018
Hours Per Week: 36.25
Remuneration: $46,285 – $69,427
Location: Toronto

The Ontario Arts Council (OAC) has an exciting opportunity to administer a new Indigenous Culture Fund (ICF) on behalf of the Government of Ontario.  ICF will be Ontario’s largest public fund dedicated to supporting a broad range of Indigenous community-based activities.

OAC will be engaging with Indigenous communities through a variety of community consultations as part of the process of designing ICF programs that are responsive to Indigenous ways of knowing and working, and accessible to Indigenous communities across Ontario.

The Indigenous Communications & Outreach Specialist will provide comprehensive and varied communications and administrative support for the outreach and community engagement projects, programs and initiatives undertaken by the Indigenous Unit in carrying out the requirements for ICF.

Key Responsibilities:

  • Design, write, edit and update ICF communications, such as newsflashes, content for e-newsletters, e-vites and e-blasts, paper and web advertisement copy, general announcements, blogs and social media
  • Develop systems for assuring accuracy of materials, including correct spelling and grammar; to adhere to organization design and brand style standards
  • Coordinate communications projects that include suppliers, vendors and other services in accordance with OAC purchasing requirements
  • Prepare files for online publication such as graphic images, photos, PDFs, etc.
  • Maintain the ICF content on OAC’s website
  • Assist with, as well as create and develop, outreach and community engagement tools and resources, such as PowerPoint presentations, brochures, forms etc.
  • Research, develop and maintain contact lists and information/community engagement session participant lists
  • Prepare and maintain RSVP lists, manage the registration and RSVP process
  • Contact artists/organizations and supply release forms regarding the use of sample applications, support materials in our outreach materials
  • Provide logistical support for outreach and community engagement sessions and events, such as researching and identifying appropriate meeting spaces, determining number of participants, special needs, audio visual needs, etc. and booking required venues, support personnel and equipment, and ordering catering, etc.
  • Assemble, organize and ship resource materials/information kits
  • Prepare administrative cheque requisitions and purchase orders
  • Make travel arrangements and help with scheduling participants, guests and staff
  • Help set up and clean up meeting spaces where required
  • Coordinate webinars and provide webinar support
  • Attend outreach and community engagement sessions and take notes at events
  • Coordinate Indigenous Unit meetings and take notes and minutes
  • Distribute information internally on OAC’s Indigenous Unit activities and provide information to applicants on programs

Key Qualifications:

  • Post-secondary education in communications or other relevant area of study
  • A minimum of 3 years of experience in communications, community engagement, or related role
  • Experience working directly with and supporting Indigenous communities
  • Very familiar with Indigenous protocols and community engagement tools
  • Strong oral and written communication skills with excellent plain language writing, editing/ proofreading
  • Advanced level English is a requirement, proficiency in an Indigenous language is an asset
  • Experience interacting and communicating sensitively and successfully with a diverse range of individuals with a customer service focus
  • Strong technical skills and advanced proficiency in MS Office Suite (Excel, Word, Outlook, PowerPoint) and with database and web-based programs
  • Proven design and content experience in creating and updating PowerPoint presentations, visual tools, resources, forms, social media sites, web pages, e-vites and e-blasts
  • Experience using social networking sites, such as Facebook, Twitter, YouTube, etc. on behalf of an employer
  • Moderate experience with design tools such as Photoshop, Illustrator and In Design and web design tools like Dreamweaver and/or Flash.
  • Strong administrative and organizational skills with the ability to multitask and prioritize and be flexible in handling ever changing demands
  • Ability to work overtime on occasion and travel, if required

Qualified candidates are invited to submit a cover letter and resume (please note that applications that do not include a cover letter will not be considered):


Spécialiste des communications et de la liaison autochtone

Numéro du concours : 10-16
Clôture du concours :  Le 10 février 2017
Type de contrat :  Période fixe temporaire
Affiliation : Poste syndiqué
Date de début du contrat : Le 1er mars 2017
Date de fin du contrat : Le 30 mars 2018
Heures par semaine :  36,25
Rémunération :  46 285 $ – 69 427 $
Emplacement : Toronto

Le Conseil des arts de l’Ontario (CAO) offre une occasion intéressante d’administrer un nouveau Fonds de la culture autochtone (FCA) au nom du gouvernement de l’Ontario.   Le FCA sera le plus important fonds en Ontario consacré à appuyer une vaste gamme d’activités autochtones communautaires.

Le CAO s’impliquera avec les communautés autochtones dans une série de consultations publiques visant à concevoir des programmes du FCA qui reflètent le savoir et les façons de faire autochtones, et qui sont accessibles aux communautés autochtones de l’Ontario.

Le spécialiste des communications et de la liaison autochtone fournira une aide administrative et à la communication à la fois complète et diversifiée aux projets, programmes et initiatives de liaison et d’implication sociale mis de l’avant par l’unité autochtone pour répondre aux exigences du FCA.

Principales responsabilités :

  • Concevoir, rédiger, éditer et mettre à jour les communications du FCA et notamment les actualités, le contenu des bulletins électroniques, des envois électroniques massifs d’invitations et des courriels, les annonces papier et sur le Web, les annonces générales, les blogues et les médias sociaux
  • Développer des systèmes en vue d’assurer la précision des matériels, y compris l’orthographe et la grammaire; respecter le design organisationnel et les normes de style
  • Coordonner des projets de communications incluant les fournisseurs, les vendeurs et autres services, en accord avec les exigences d’achat du CAO
  • Préparer des fichiers pour les publications en ligne, et notamment les images, photos, PDF, etc.
  • Maintenir le contenu du FCA sur le site Web du CAO
  • Aider, créer et développer des outils et des ressources de liaison et d’implication communautaire, notamment des présentations PowerPoint, des brochures, des formulaires, etc.
  • Rechercher, développer et maintenir à jour des listes de contacts ainsi que de participants à des sessions d’information et d’implication communautaire
  • Préparer et maintenir à jour des listes de réservations, s’occuper des inscriptions et du processus des réservations
  • Contacter les artistes et les organismes, et leur fournir des formulaires de quittance concernant l’utilisation des applications d’échantillons et des matériels d’appui dans nos matériels de liaison
  • Fournir un soutien logistique pour les sessions et les activités de liaison et d’implication communautaire, tel que la recherche et l’identification des salles de réunion appropriées, la détermination du nombre de participants, des besoins particuliers, des exigences audiovisuelles, etc. et s’occuper de réserver les salles, le personnel de soutien et l’équipement requis, le service de traiteur, etc.
  • Assembler, organiser et expédier les ressources et les trousses d’information
  • Préparer les demandes de chèques administratifs et les bons d’achat
  • S’occuper des préparatifs de voyage et aider à planifier l’horaire des participants, des invités et du personnel
  • Aider à préparer et à nettoyer les salles de réunion lorsque requis
  • Coordonner les webinaires et fournir un soutien
  • Assister aux sessions de liaison et d’implication communautaire et prendre des notes lors de ces événements
  • Coordonner les réunions de l’unité autochtone, prendre des notes et rédiger le procès-verbal
  • Distribuer l’information à l’interne sur les activités de l’unité autochtone du CAO et fournir de l’information aux candidats des programmes

Principales qualifications :

  • Éducation postsecondaire en communications ou dans un autre domaine pertinent
  • Au moins trois années d’expérience en communications, en implication sociale, ou dans des tâches connexes
  • Expérience de collaboration directe auprès des communautés autochtones
  • Très bonne connaissance des protocoles autochtones et des outils d’implication communautaire
  • Très bonnes habiletés de communication orale et écrite, et excellentes capacités d’écriture, d’édition et de révision
  • Une très bonne connaissance de l’anglais est requise et la connaissance d’une langue autochtone est considérée un atout
  • Expérience à communiquer et à interagir de manière efficace et sensible avec différents groupes de personnes, dans une approche de service à la clientèle
  • Très bonnes habiletés techniques et connaissances avancées de la Suite MS Office (Excel, Word, Outlook, PowerPoint), des bases de données et des programmes sur le Web
  • Expérience démontrée de design et de contenu pour la création et la mise à jour de présentations PowerPoint, outils visuels, ressources, formulaires, sites de médias sociaux, page Web, envois électroniques massifs d’invitations et de courriels
  • Expérience avec les sites de réseautage sociaux comme Facebook, Twitter, YouTube, etc., au nom de l’employeur
  • Expérience moyenne avec des outils de conception tels Photoshop, Illustrator et In Design ainsi que des outils de conception Web comme Dreamweaver et/ou Flash.
  • Très bonne capacité administrative et organisationnelle, en mesure d’accomplir plusieurs tâches à la fois, de prioriser les tâches et de s’adapter en fonction des priorités
  • En mesure de travailler des heures supplémentaires et de voyager au besoin

Les candidats admissibles sont invités à soumettre leur lettre de présentation et leur CV (à noter que les applications non accompagnées d’une lettre de présentation ne seront pas acceptées) :



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