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Program Coordinator

Job Information
Author pmnationtalk
Date May 10, 2019
Type Full Time
Company Mental Health Commission of Canada
Location Ottawa, ON
Category Medical / Health
Client Mental Health Commission of Canada
Contact Information
hr@mentalhealthcommission.ca.

Program Coordinator: Programs and Priorities: Access to Quality Mental Health Services

Reports To:  Manager, Programs and Priorities: Access to Quality Mental Health Services

Position Type:  Full-Time, Permanent (Two Positions)

Location: Ottawa

Application Deadline: May 23, 2019

ORGANIZATIONAL BACKGROUND

The Mental Health Commission of Canada (MHCC) is a non-profit organization created to focus national attention on mental health issues and to work to improve the health and social outcomes of people living with mental health problems and illnesses.

The Commission is a leader nationally and internationally in several areas. Building upon the work done to date, the core mandate, and the unique position of the Commission, and guided by Changing Directions Changing Lives: The Mental Health Strategy for Canada, the Commission will focus in the areas of, substance abuse/misuse, suicide prevention, population-based initiatives, and engagement. This prioritization will enable the Commission to be successful in meeting its mandate, staying focused, and having a measurable impact for those living with mental illness and their families and caregivers.

The Mental Health Commission’s head office is in Ottawa, Ontario.

POSITION OVERVIEW

We are recruiting for two Program Coordinator positions that will report to a Manager of Programs and Priorities: Access to Quality Mental Health Services. The Program Coordinator will provide expertise and support to key strategic projects and initiatives in the Health Care Provider Tools and Structural Stigma or e-Mental Health and Increasing Access to Psychotherapy files.

The overall objective for the MHCC is to increase access to high quality and culturally appropriate mental health services and supports for Canadians no matter where, when or how they choose to access services.

DUTIES AND RESPONSIBILITIES

  • Coordinate conferences, events and meetings on various projects and initiatives, including preparing meeting agendas, summaries and meeting notes;
  • Assist with project administration of key departmental projects and initiatives;
  • Organize meeting material including binders, collateral, handouts and other education material for conferences, meetings and events;
  • Support stakeholder relationships including managing stakeholder contact information in client relationship database (Salesforce);
  • Conduct outreach, organize meetings and lead relationships with key stakeholder groups
  • Manage project files, documents, and reports;
  • Provide regular status reports and updates to the manager;
  • Help develop and maintain project progress reports for internal and external stakeholders;
  • Liaise with external and internal research/project team(s) and key project stakeholders, as identified by the manager;
  • Assist with tracking project expenses and working with department administrator where necessary;
  • Plan and execute the technical delivery of webinars for the department;
  • Assist with tracking performance measurement indicators and developing evaluation surveys
  • Support the development and tracking of work plans;
  • Assist with creating power point presentations, where necessary;
  • Help put together publications, reports, and/or proposals together as deemed necessary;
  • Coordinate and track translation, communications and other requests involving internal and external support
  • Confirm conference attendance details including speaking engagements; and
  • Other duties as

DUTIES AND RESPONSIBILITIES

  • Coordinate conferences, events and meetings on various projects and initiatives, including preparing meeting agendas, summaries and meeting notes;
  • Assist with project administration of key departmental projects and initiatives;
  • Organize meeting material including binders, collateral, handouts and other education material for conferences, meetings and events;
  • Support stakeholder relationships including managing stakeholder contact information in client relationship database (Salesforce);
  • Conduct outreach, organize meetings and lead relationships with key stakeholder groups, such as francophone communities;
  • Manage project files, documents, and reports;
  • Provide regular status reports and updates to the manager;
  • Help develop and maintain project progress reports for internal and external stakeholders;
  • Liaise with external and internal research/project team(s) and key project stakeholders, as identified by the manager;
  • Assist with tracking project expenses and working with department administrator where necessary;
  • Plan and execute the technical delivery of webinars for the department;
  • Assist with tracking performance measurement indicators;
  • Support the development and tracking of work plans;
  • Assist with creating power point presentations, where necessary;
  • Help put together publications, reports, and/or proposals together as deemed necessary;
  • Coordinate and track translation, communications and other requests involving internal and external support
  • Confirm conference attendance details including speaking engagements; and
  • Other duties as

SKILLS AND EXPERIENCE

  • Familiarity with principles of recovery and the mental health
  • Strong project coordination skills, to support the development of projects from conception to launch and ongoing dissemination, and demonstrated experience meeting deadlines while working either independently, or with multiple internal or external
  • Strong interpersonal, organizational, project coordination, (oral and written) communications skills, including writing reports and briefing
  • Strong experience in event planning
  • Results oriented, creative, and possessing a high degree of initiative as well as the ability to work autonomously
  • Excellent interpersonal skills and judgment, and a high degree of initiative and versatility
  • Ability to identify and provide strategies to connect with key stakeholders to foster partnerships, with the end goal of progressing the work forward
  • Experience utilizing a Customer Relations Database System (Salesforce)
  • Experience coordinating and running webinars (Adobe Connect)
  • Experience with computer information databases, personal computers in a Windows environment, computer logic concepts, and on-line systems
  • Must be highly organized, analytical, accurate and detail oriented
  • Must be able to work under pressure to meet deadlines; must be able to analyze and prioritize assignments
  • The ability to learn quickly and work independently and to function in a rapidly changing environment

QUALIFICATIONS

  • Bachelor’s degree in Social Science, or Communications or a combination of similar experience
  • A minimum of three years’ experience (health oriented preferred) in Project Coordination, Communications, Administration, or experience working in health
  • Good understanding of mental health care in Canada, and the MHCC’s initiatives
  • Advanced proficiency in Adobe webinar platform to set up and manage webinars
  • Advanced proficiency in MS Office (Word, Excel, PowerPoint, and Outlook Calendar); CRM (Salesforce)
  • Ability to speak both official languages (English & French) is an

COMPETENCIES

Values and Ethics Respectful of Diversity Continuous Learning Results Management Teamwork and Cooperation

Oral/Written Communication

Health, Safety and Wellness (Physical and Psychological)

PHYSICAL/COGNITIVE DEMANDS

  • Moderate periods of time spent in meeting type settings
  • Extended visual requirements (5 plus hours) due to computer related work
  • Extended periods of time spent in sitting position (computer work, meetings 5 plus hours)
  • Moderate requirement for multi-tasking and effectively dividing attention to numerous duties and responsibilities
  • High degree of concentration required
  • Highly attentive to details
  • Low level exposure to extended travel requirements (up to 10% and greater at times) and extension of work day beyond 5 hours
  • High analytical and interpretive requirements
  • Must be comfortable working in open space environments

PSYCHOLOGICAL DEMANDS

  • Continuously deadline driven requirements
  • Moderate level exposure to stress resulting from complex interactions, stakeholder relations, and output
  • Moderate level requirement to maintain concentration for extended periods of time in order to maximize stakeholder engagement, perform situational strategic analysis and interpretation of data and minimize
  • Capacity to effectively organize and prioritize own
  • Moderate to high degree of emotional intelligence required in order to develop and maintain good relationships, communicate clearly, influence and inspire others, work well in a team, and manage
  • Responsive to possible rapid changes in priorities;
  • Adaptable to change (organizational and environmental)
  • Performance goals and objectives are established yearly and regularly reviewed

The Mental Health Commission of Canada is committed to diversity in the workplace and workplace well- being. As such, applications from individuals from diverse backgrounds such as; First Nations, Inuit, and Métis, members of a visible minority group and those with lived experience of mental health problems or illnesses are welcomed and encouraged.

The Mental Health Commission of Canada welcomes and encourages applications from people with disabilities. Accommodations are available on request for candidates taking part in all aspects of the selection process.

Accessible formats and communication supports for applicants are available upon request by contacting Human Resources at hr@mentalhealthcommission.ca.

Please apply for this position on our website at: http://www.mentalhealthcommission.ca/English/about/careers


 

Coordonnateur /coordonnatrice de programme : Programmes et priorités : Accès à des services de santé mentale de qualité

Relève de :                   Gestionnaire, Programmes et priorités : Accès à des services de santé mentale de qualité

Type de poste :            Temps plein, permanent (deux postes)

Emplacement :            Ottawa

Date limite :                 23 mai 2019

CONTEXTE ORGANISATIONNEL

La Commission de la santé mentale du Canada (CSMC) est une organisation à but non lucratif créée afin de concentrer l’attention nationale sur les problèmes de santé mentale et d’œuvrer en vue d’améliorer les résultats sur le plan social et de la santé pour les personnes aux prises avec des maladies ou des problèmes associés à la santé mentale.

La CSMC est perçue comme un chef de file national et international dans différents domaines. Misant sur le travail accompli à ce jour, son mandat de base et sa position unique, et s’inspirant de Changer les orientations, changer les vies : Stratégie en matière de santé mentale pour le Canada, la CSMC concentrera ses efforts sur l’abus ou le mésusage de substance, la prévention du suicide, les initiatives axées sur les populations et la mobilisation. Ces pôles prioritaires permettront à la CSMC de réaliser son mandat, de garder le cap et d’avoir un impact mesurable pour les personnes aux prises avec la maladie mentale ainsi que leurs familles et leurs fournisseurs de soins.

Le siège social de la CSMC se trouve à Ottawa, en Ontario.

APERÇU DU POSTE

Nous avons deux postes de coordonnateur/coordonnatrice de programmes à combler, qui relèveront du gestionnaire, Programmes et priorités : Accès à des services de santé mentale de qualité. Le coordonnateur de programmes fait preuve d’expertise et offre du soutien dans le cadre de projets et d’initiatives stratégiques clés se rapportant aux dossiers relatifs aux outils destinés aux fournisseurs de soins de santé et à la stigmatisation structurelle ou aux dossiers sur la cybersanté mentale et sur l’amélioration de l’accès aux services de psychothérapie.

L’objectif global de la CSMC est d’accroître l’accès à du soutien et à des services de santé mentale de haute qualité et appropriés sur le plan culturel pour les Canadiens, peu importe où, quand ou comment ils choisissent d’accéder à ces services.

TÂCHES ET RESPONSABILITÉS

  • Coordonner les conférences, les événements et les réunions portant sur différents projets ou différentes initiatives, y compris la préparation des ordres du jour, des résumés et des notes de réunions;
  • Aider à assurer la gestion des principaux projets et des principales initiatives du service;
  • Organiser le matériel requis lors des réunions, c’est-à-dire les reliures et les documents connexes, les feuillets et d’autres matériels pédagogiques pour les conférences, les réunions et les événements;
  • Appuyer les relations avec les intervenants, y compris gérer les coordonnées des partenaires dans la base de données de gestion des relations avec les clients (Salesforce);
  • Mener des activités de sensibilisation, organiser des réunions et développer des relations avec les groupes d’intervenants principaux, comme les communautés francophones;
  • Gérer les rapports, les documents et les dossiers de projet;
  • Fournir de façon régulière des rapports de situation et des mises à jour au gestionnaire;
  • Participer à la préparation de rapports sur l’état d’avancement des projets pour les intervenants internes et externes;
  • Effectuer la liaison avec les équipes de recherche et de projet à l’interne comme à l’externe et les principaux intervenants, à la demande du gestionnaire;
  • Aider à la comptabilisation des dépenses du projet et collaborer avec le gestionnaire du service, au besoin;
  • Planifier et exécuter la livraison technique des webinaires pour le département;
  • Aider à suivre les indicateurs de mesure de performance;
  • Appuyer l’élaboration de plans de travail et leur suivi;
  • Aider à la création de présentations PowerPoint, au besoin;
  • Aider à la préparation de publications, de rapports ou de propositions, au besoin;
  • Coordonner et effectuer le suivi des traductions, des communications et des autres demandes de soutien interne ou externe;
  • Confirmer les détails de présence aux congrès, notamment les engagements à dire des allocutions; et
  • Effectuer les autres tâches demandées.

APTITUDES ET EXPÉRIENCE

  • Solide expérience en planification d’événements, incluant la logistique et la préparation de matériel de réunion.
  • Connaissance des principes du rétablissement et du système de soins de santé
  • Solides compétences en gestion de projets, pour apporter un soutien, de la conception au lancement en passant par la diffusion continue, ainsi qu’une expérience démontrée à respecter les échéanciers tout en travaillant de façon autonome, avec des partenaires internes ou
  • Expérience de soutien pour l’organisation de webinaires et de réunion.
  • Solides compétences interpersonnelles et organisationnelles, ainsi qu’en coordination de projets et en communication (à l’oral comme à l’écrit), notamment pour la rédaction de rapports et de notes d’information.
  • Sens des résultats, créativité, sens aiguisé de l’initiative et capacité à travailler de façon
  • Excellentes habiletés interpersonnelles, jugement sûr, initiative et
  • Capacité à cibler et à fournir des stratégies visant à tisser des liens avec des acteurs communautaires clés afin de conclure des partenariats, dans le but ultime de faire progresser le
  • Expérience avec un logiciel de gestion des relations avec la clientèle (Salesforce)
  • Expérience dans la coordination et la présentation de webinaires (Adobe Connect)
  • Expérience de l’utilisation de bases de données informatiques, d’ordinateurs personnels dotés du système d’exploitation Windows, de notions de logique informatique ainsi que de systèmes en
  • Grand sens de l’organisation, esprit d’analyse, précision et
  • Doit être apte à travailler sous pression en respectant les échéances et à évaluer et prioriser les tâches.
  • Capacité à apprendre rapidement, à travailler de façon autonome et à évoluer dans un environnement très

QUALIFICATIONS

  • Baccalauréat en sciences sociales ou en communication ou une expérience similaire
  • Minium de trois années d’expérience (de préférence dans le domaine de la santé) de la coordination de projets, des communications, de l’administration ou de la promotion de la santé
  • Connaissance avancée de l’utilisation de la plateforme de webinaires Adobe en vue d’organiser et de gérer des
  • Connaissance avancée de Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint et calendrier Outlook) ainsi que de CRM (Salesforce).
  • Expérience de soutien pour l’organisation de webinaires et de réunion.
  • Solide compréhension des soins de santé mentale au Canada et des initiatives de la
  • Le bilinguisme (français et anglais) sera considéré comme un

COMPÉTENCES

Valeurs et éthique Respect de la diversité Apprentissage continu Gestion des résultats

Travail d’équipe et coopération Communication orale et écrite

Santé, sécurité et bien-être (physique et psychologique)

EXIGENCES PHYSIQUES ET COGNITIVES

  • Temps moyen consacré aux réunions.
  • Exigences visuelles soutenues (5 heures et plus) en raison du travail à l’ordinateur.
  • Périodes prolongées passées en position assise (travail à l’ordinateur, réunions, 5 heures et plus).
  • Exigence moyenne quant à la capacité d’accomplir plusieurs tâches à la fois et de répartir efficacement son attention entre différentes tâches et responsabilités
  • Niveau élevé de concentration exigé.
  • Très grand souci du détail
  • Exigences de déplacement faibles (jusqu’à 10 % du temps, parfois plus) et de prolongement de la journée de travail au-delà de 7,5
  • Exigences élevées en matière d’analyse et d’interprétation.
  • Doit être en mesure de travailler dans un milieu à aires

EXIGENCES PSYCHOLOGIQUES

  • Exigences continues axées sur les échéances
  • Niveau modéré d’exposition au stress découlant d’interactions complexes, des relations avec les intervenants et des exigences en matière de
  • Exigence moyenne de maintien de la concentration pendant des périodes prolongées afin de maximiser la mobilisation des intervenants, d’effectuer une analyse stratégique de la situation, d’interpréter les données et de réduire les
  • Capacité d’organiser et de prioriser efficacement son
  • Intelligence émotionnelle de niveau moyen à élevé nécessaire pour créer et maintenir de bonnes relations, communiquer efficacement, influencer et inspirer les autres, bien travailler en équipe, et bien gérer les
  • Capacité d’adaptation aux priorités qui changent
  • Capacité d’adaptation au changement (organisationnel et environnemental).
  • Les buts et les objectifs de rendement sont établis une fois l’an et revus régulièrement.

La Commission de la santé mentale du Canada souscrit aux principes de diversité et de bien-être en milieu de travail. Ainsi, elle invite et encourage les gens d’origines diverses comme les membres des Premières Nations, les Inuits et les Métis, les membres des minorités visibles ainsi que les personnes ayant des antécédents de maladies ou de problèmes associés à la santé mentale à présenter leur candidature.

La Commission de la santé mentale du Canada invite et encourage les personnes ayant un handicap à présenter leur candidature. Des mesures d’adaptation sont disponibles à toutes les étapes du processus de sélection pour les candidats qui en font la demande.

Des formats et des supports de communication accessibles sont offerts aux candidats qui en font la demande par courriel aux ressources humaines à l’adresse rh@commissionsantementale.ca.

Présentez une demande d’emploi pour ce poste sur notre site Web à l’adresse : http://www.mentalhealthcommission.ca/Francais/la-commission/recrutement

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