Data Coordinator, Openings Minds

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Data Coordinator, Openings Minds

Job Information
Author pmnationtalk
Date November 24, 2021
Deadline December 15, 2021
Type Full Time
Company Mental Health Commission of Canada
Location Ottawa, ON
Category Coordinator
Client Mental Health Commission of Canada
Contact Information
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Data Coordinator, Openings Minds
Reports To: Manager, Operations and Quality Improvement
Department: Opening Minds
Status: Full-time, permanent
Location: Ottawa, Ontario
Application Deadline: December 15, 2021

ORGANIZATIONAL OVERVIEW

The Mental Health Commission of Canada (MHCC) is a non-profit organization created to focus national attention on mental health issues and to work to improve the health and social outcomes of people living with mental illness.

The Commission is seen as a leader nationally and internationally in several areas. Building upon the work done to date, the core mandate, and the unique position of the Commission, and guided by Changing Directions, Changing Lives: The Mental Health Strategy for Canada, the Commission will focus on work in four key areas: substance use, suicide prevention, population-based initiatives, and engagement. This prioritization will enable the Commission to meet its mandate and have a measurable impact on those living with mental illness, as well as their families and caregivers.

Vaccination remains the most effective tool to reduce the risk of COVID-19. MHCC is committed to ensuring the health and safety of our employees in the workplace, and therefore MHCC requires proof of vaccination for all of our employees unless a valid accommodation under legislation exists.

The Mental Health Commission’s head office is located in Ottawa, Ontario.

POSITION OVERVIEW

The Data Coordinator will be responsible for ensuring all recorded information about The Working Mind (TWM), The Working Mind First Responders (TWMFR) and The Inquiring Mind (TIM) courses are accurate, up to date, and properly stored for ease of access and reference. The Data Coordinator will review and consolidate information from various sources (including paper-based, spreadsheets, shared files, database records, and website information) with an eye to ensuring it is fully accurate and reliable.  This will include reaching out to individuals by phone and email both internally and externally to verify information. In addition to this core project, the incumbent will also be developing the policies and procedures required to ensure all new data entering the system is vetted for accuracy and building improved tools to enhance efficiency. Additional duties will include the deployment of TWMFR, TIM and TWM facilitator and participant certificates as well as working closely with the Training and Delivery Specialists providing them reports on facilitators status and feedback received.

This position is based in Ottawa, Ontario.

DUTIES AND RESPONSIBILITIES

  • Receive, process, and integrate all TWM/TWMFR/TIM facilitator, participant, and course data
  • Create and disseminate reports on TWM/TWMFR/TIM facilitator activities regularly and as required
  • Create and send all facilitator certificates
  • Create batches for participant certificates
  • Work closely with TWM/TWMFR/TIM colleagues on ensuring accuracy of facilitator certification status and following up on issues that arise
  • Continuous maintenance and improvement of data capture methods and tools
  • Ensure accuracy of existing data on an ongoing basis
  • Work closely with MHCC Salesforce Administrator to develop new fields and specific tracking and reporting tools
  • Coordinate all data aspects of TWM/TWMFR/TIM facilitator portal to ensure consistency of information between Salesforce database and website
  • Create and Manage facilitator profiles and access to relevant training materials to facilitator portal
  • Create and Manage surveys and online quizzes through Survey platform
  • Create clear and concise process and procedures as well as documented tools to use them
  • Other duties as required

SKILLS AND EXPERIENCE

  • Highly developed understanding of database systems, and proficient with data entry
  • Database strengths are essential, with strong preference to Client Relationship Management (Salesforce)
  • Proficiency in database report writing, queries and exports
  • High level proficiency with Microsoft Office
  • Ability to work with survey tools and platforms
  • Ability to prioritize competing tasks
  • Ability to work in a high-pressure environment with aggressive timelines
  • Highly motivated and able to work independently
  • Results driven
  • Attention to detail

QUALIFICATIONS

  • Bachelor’s degree or a diploma in a relevant discipline and 2 years’ experience. Equivalent combination of experience and education may be considered.
  • Highly organized, with superior problem resolution and analytical skills
  • High level of interpersonal and customer service skills
  • Bilingualism preferred

COMPETENCIES

Values and Ethics
Respectful of Diversity
Continuous Learning
Results Management
Teamwork and Cooperation
Oral/Written Communication
Health, Safety and Wellness (Physical and Psychological)
See Commission Competency Framework – Employee Level, Organizational and Core for details.

PHYSICAL/COGNITIVE DEMANDS:

  • Moderate periods of time spent in meeting type settings
  • Extended visual requirements (5 plus hours) due to computer related work
  • Extended periods of time spent in sitting position (computer work, meetings etc. 5 plus hours)
  • High requirement for multi-tasking and effectively dividing attention to numerous duties and responsibilities
  • High degree of concentration required
  • Highly attentive to details
  • Low level exposure to extended travel requirements (up to 10% and greater at times) and extension of workday beyond 7.5 hours
  • High analytical and interpretive requirements
  • Must be comfortable working virtually and in open space environments
  • Must be able to work effectively from home temporarily or as needed; including the availability of reliable internet and working environment (desk, chair etc.); please note that the Commission does not reimburse for internet, utilities or other home office type expenses including desks, chairs etc.

PSYCHOLOGICAL DEMANDS:

  • Continuously deadline driven requirements
  • Moderate level exposure to stress resulting from complex interactions, stakeholder relations, and output requirements.
  • Moderate level requirement to maintain concentration for extended periods of time in order to maximize stakeholder engagement, perform situational strategic analysis and interpretation of data and minimize errors.
  • Capacity to effectively organize and prioritize own work.
  • Moderate to high degree of emotional intelligence required in order to develop and maintain good relationships, communicate clearly, influence and inspire others, work well in a team, and manage conflict.
  • Responsive to possible rapid changes in priorities.
  • Adaptable to change (organizational and environmental)
  • Performance goals and objectives are established yearly and regularly reviewed.

The Mental Health Commission of Canada is committed to diversity in the workplace and workplace well-being. As such, applications from individuals from diverse backgrounds such as; First Nations, Inuit, and Métis, members of a visible minority group and those with lived experience of mental health problems or illnesses are welcomed and encouraged.

The Mental Health Commission of Canada welcomes and encourages applications from people with disabilities. Accommodations are available on request for candidates taking part in all aspects of the selection process.

Accessible formats and communication supports for applicants are available upon request by contacting Human Resources at [email protected].

While working remotely, the Commission will not be responsible to reimburse any internet charges, or other home office expenses, including utilities or other furniture/equipment, in order to be able to work from home.

Please apply for this position on our website at:
http://www.mentalhealthcommission.ca/English/about/careers

While we appreciate all applications, only those selected for interviews will be contacted


Coordonnateur de la collecte des données
Supérieur hiérarchique : Gestionnaire, Opérations et Assurance de la Qualité
Département: Changer les mentalités et PSSM
Type d’emploi : Temps plein, permanent
Lieu de travail: Ottawa, Ontario ou Position à domicile
Date limite de réception
des candidatures : 15 décembre 2021

CONTEXTE ORGANISATIONNEL

La Commission de la santé mentale du Canada (CSMC) est une organisation à but non lucratif créée en vue de sensibiliser les Canadiens aux questions de santé mentale et d’améliorer la santé et les perspectives sociales des personnes aux prises avec un problème de santé mentale.

La CSMC est perçue comme un chef de file national et international dans différents domaines. Misant sur le travail accompli à ce jour, son mandat de base et sa position unique, et s’inspirant de Changer les orientations, changer des vies : Stratégie en matière de santé mentale pour le Canada, la CSMC concentrera ses efforts sur la consommation de substances, la prévention du suicide, les initiatives axées sur les populations et la mobilisation. Ces pôles prioritaires permettront à la CSMC de réaliser son mandat, de garder le cap et d’avoir un impact mesurable pour les personnes aux prises avec la maladie mentale ainsi que leur famille et leurs fournisseurs de soins.

La vaccination reste l’outil le plus efficace pour réduire le risque de COVID-19. La CSMC s’engage à assurer la santé et la sécurité de ses employés sur le lieu de travail. Par conséquent, la CSMC exige une preuve de vaccination pour tous ses employés, à moins qu’une accommodation valide en vertu de la législation existe.

Le siège social de la CSMC se trouve à Ottawa, en Ontario.

APERÇU DE LA POSITION

Le coordonnateur de la collecte des données sera chargé de s’assurer que toutes les données et informations sur les cours L’esprit au travail (EAT), L’esprit au travail Premier répondants (EATPI) et L’esprit curieux (EC) sont exactes, à jour et correctement sauvegarder pour en faciliter l’accès et pour s’en référer. Le coordonnateur de la collecte des données examinera et consolidera les informations provenant de diverses sources (y compris sur papier, feuilles de calcul, fichiers partagés, enregistrements de bases de données et informations sur le site Web) en veillant à ce qu’elles soient entièrement exactes et fiables. Cela inclura de contacter des personnes par téléphone et par courrier électronique à l’interne et l’externe pour vérifier les informations. En plus de ceci, le coordonnateur développera les politiques et procédures requises pour garantir que toutes les nouvelles données entrant dans le système sont vérifiées pour en assurer l’exactitude et créer des outils pour améliorer l’efficacité. Les tâches supplémentaires comprendront le déploiement des certificats de facilitateur et de participant EATPI, EC et EAT, ainsi que de travailler en étroite collaboration avec les spécialistes de la formation en leur fournissant des rapports sur le statut des facilitateurs et les rétroactions.

Ce poste est basé à Ottawa, Ontario.

DEVOIRS ET RESPONSABILITÉS

  • Recevoir, traiter et intégrer toutes les données du facilitateur, du participant et de cours EAT/EATPI/EC
  • Créer des rapports sur les activités des facilitateurs EAT/EATPI/EC régulièrement et selon les besoins
  • Créer et envoyer tous les certificats de facilitateur
  • Créer des lots pour les certificats des participants
  • Travailler en étroite collaboration avec les collègues de EAT/EATPI/EC pour garantir l’exactitude du statut de certification du facilitateur et assurer le suivi des problèmes qui surviennent
  • Maintenance et amélioration continue des méthodes et outils de captions de données
  • Assurer l’exactitude des données existantes sur une base continue
  • Travailler en étroite collaboration avec l’administrateur Salesforce de la CSMC pour développer de nouveaux champs et des outils de suivi et de rapport spécifiques
  • Coordonner tous les aspects des données du portail facilitateur EAT/EATPI/EC pour assurer la cohérence des informations entre la base de données Salesforce et le site Web
  • Créer et gérer les profils des animateurs et accéder aux supports de formation pertinents au portail des animateurs
  • Créer et gérer des sondages et des quiz en ligne via la plateforme de sondage
  • Créer des processus et des procédures clairs et concis ainsi que des outils documentés pour les utiliser
  • Autres tâches au besoin

COMPÉTENCES ET EXPÉRIENCE

  • Compréhension très développée des systèmes de bases de données et maîtrise de la saisie de données
  • Des connaissances en base de données sont essentielles, avec une forte préférence pour l’application Salesforce
  • Maîtrise de la rédaction de rapports de base de données, des requêtes et des exportations
  • Maîtrise de haut niveau avec Microsoft Office
  • Capacité à travailler avec des outils et des plateformes de sondage
  • Capacité à hiérarchiser les tâches concurrentes
  • Capacité à travailler dans un environnement sous haute pression avec des échéanciers serrés
  • Très motivé et capable de travailler de façon autonome
  • Axé sur les résultats
  • Attention au détail

QUALIFICATIONS

  • Baccalauréat ou diplôme dans une discipline pertinente et 2 ans d’expérience. Une combinaison équivalente d’expérience et d’éducation peut être considérée.
  • Très organisé, avec une résolution de problèmes supérieure et des compétences analytiques
  • Haut niveau de compétences interpersonnelles et de service à la clientèle
  • Bilinguisme préféré

Compétences

Valeurs et éthique
Respect de la diversité
Apprentissage continu
Gestion des résultats
Travail d’équipe et collaboration
Communication orale et écrite
Santé, sécurité et bien‑être (physiques et psychologiques)
Pour plus de détails, consulter le cadre des compétences organisationnelles et de base de la Commission pour les employés

EXIGENCES PHYSIQUES\COGNITIVES

  • Périodes de durée moyenne passées en réunion ou dans des contextes semblables
  • Grandes exigences sur le plan visuel en raison du travail à l’ordinateur (cinq heures ou plus)
  • Longues périodes (cinq heures ou plus) en position assise (travail à l’ordinateur, réunions, etc.)
  • Capacité moyenne ou élevée d’accomplir plusieurs tâches de front et de diviser efficacement son attention entre de nombreuses tâches et responsabilités
  • Niveau élevé de concentration nécessaire
  • Très grande attention aux détails
  • La personne retenue sera appelée à voyager (jusqu’à 10 % du temps et parfois plus) et à prolonger la journée de travail au‑delà de 7,5 heures
  • Grandes capacités d’analyse et d’interprétation
  • Doit être à l’aise pour travailler virtuellement et dans des environnements de bureaux ouverts
  • Doit être capable de travailler efficacement à domicile temporairement ou au besoin; y compris la disponibilité d’une connexion Internet et d’un environnement de travail fiables (bureau, chaise, etc.) ; veuillez noter que la Commission ne rembourse pas les dépenses liées à Internet, aux services publics ou à d’autres types de bureau à domicile, y compris les bureaux, les chaises, etc.

EXIGENCES PSYCHOLOGIQUES

  • Exigences de travail constamment liées à des délais d’exécution
  • Exposition moyenne au stress en raison d’interactions complexes, de relations avec les intervenants et d’exigences en matière de production de résultats
  • Degré moyen de concentration nécessaire durant de longues périodes afin de maximiser la mobilisation des intervenants, de procéder à des analyses stratégiques de situation, d’interpréter des données et de réduire les erreurs au minimum
  • Capacité d’organiser efficacement son travail et de classer ses tâches par ordre de priorité
  • Niveau moyen à élevé d’intelligence émotionnelle afin de pouvoir établir et entretenir de bonnes relations de travail, de communiquer clairement, d’influencer et d’inspirer les autres, de bien travailler en équipe et de gérer les conflits
  • Capacité de s’adapter en cas d’évolution rapide des priorités
  • Adaptabilité au changement (organisationnel et environnemental)
  • Des buts et des objectifs de rendement sont fixés annuellement et passés en revue régulièrement

La Commission de la santé mentale du Canada souscrit aux principes de la diversité et du bien‑être en milieu de travail. Dans cette optique, elle est heureuse d’encourager et de recevoir des candidatures provenant de personnes d’horizons divers, comme les membres des Premières Nations, les Inuits et les Métis, les membres de minorités visibles et les personnes ayant un vécu expérientiel de problèmes de santé mentale ou de maladies mentales.

La Commission encourage les personnes handicapées à postuler. Des mesures d’adaptation pourront être prises sur demande pour les candidats qui participent à chaque étape du processus d’embauche.

Les candidats qui souhaitent obtenir des documents en formats accessibles et des aides à la communication peuvent en faire la demande aux Ressources humaines en envoyant un courriel à [email protected].

Pendant le travail à distance, la Commission ne sera pas tenue de rembourser les frais d’Internet ou d’autres dépenses de bureau à domicile, y compris les services publics ou autres meubles/équipements, afin de pouvoir travailler à domicile.

Les personnes intéressées sont invitées à présenter leur candidature par l’entremise de notre site Web à l’adresse http://www.mentalhealthcommission.ca/Francais/careers-opportunities.

Nous remercions toutes les personnes qui poseront leur candidature, mais nous ne communiquerons qu’avec celles qui auront été retenues pour une entrevue.

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